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档案信息!城建档案信息公开的安全性

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【摘 要】随着我国经济社会的发展,城市建设的发展迅速,在国民经济发展中发挥着越来越重要的作用,城市建设的发展,对于经济发展具有重要的推进作用.城建档案是城市建设发展进程的记录者,城建档案信息公开,有利于加强对档案资源的开发利用,吸取过往教训,采集先进经验,从而促进行业发展.而信息的公开必须以确保安全性为前提,在既能从中获取信息又能防止信息泄密中取得平衡.

【关键词】城建档案信息公开安全性

一、城建档案信息公开安全性范畴

城建档案信息公开的安全性主要从以下几点来进行衡量:一是机密性,即未获得合法授权者不得使用;二是合法性,即档案的来源必须是符合法律规定的;三是完整性,即必须确保档案没有被有意或无意的改动.在进行城建档案信息的公开时,必须综合考虑以上三个要素.在档案目录产生、档案存储、网上出书等过程中,每个环节均有可能存在安全隐患,必须采取行之有效的措施,以确保档案信息公开的安全性.城建档案信息公开安全性必须考虑以下几大要素:

(一)人员安全

任何工作都是通过人员进行操作来完成的.对城建档案的信息公开来说,不管公开系统设置的如何完善,都能抵挡任何方面的故意泄密行为.对于有意窃取档案资料的人来说,与其花费巨大投资研究破坏高科技安全系统的方法,倒不如选择从能够接触资料的人身上着手更为方便,而且该种方法也往往更为快捷.如果没有对档案人员的严格管理,再精密的安全技术都会不堪一击.因此,加强对档案人员的管理是保证信息公开安全性的重要环节.首先必须加强对人员的思想教育,引导其从思想上提高档案信息安全的重视程度,认识到档案信息安全的重要意义,从而提高保密意识,增强安全警觉.其次,要加强对人员的监督.严格实行任何人使用档案管理信息系统前均须确认身份,才能进入系统操作环境的规定.还有一点需要强调,即档案工作人员也存在职位调动、离职、停职等变动,该类情况均可能造成信息的泄密,为避免泄密发生,必须合理地设置人员变动及权限的有效期限,以此来形成对职位变动人员的约束.

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(二)城建档案信息公开的操作安全

加强对员工的信息安全教育是确保城建档案信息公开安全的有效措施.除了强化信息安全理念外,还应强调档案信息公开处理之操作过程的安全,主要包括个人电脑的杀毒措施,电脑资料的及时备份,在档案信息公开的过程中避免电脑病毒感染等.在日常工作中,除了安装基本的杀毒工具外,还要重点使用高效能的软件.然而杀毒工具也并非万无一失,某些时候杀毒工具不能完全防止病毒的入侵,因此,必须养成信息及时备份的好习惯,这样可以有效避免当信息遭到破坏之时无法补救的缺陷.可将重要的档案信息备份于服务器中,或者可以刻录成光盘,或存储重要的是要建立异地备份观念,即在档案与移动存储设备中,从而减少信息还原失败的可能性.另外,要注意防患于未然,制订详细的档案信息公开计划及应急预案,健全安全问题通报机制,出现问题及时沟通,及时解决,而且要注意结合实际情况,定期对信息公开计划进行相应的调整,确保计划的可行性.

(三)档案信息公开的信息内容安全

一般情况下,公开的档案信息可通过电子邮件及浏览网页等方式获得.为了保证安全性,在档案信息以电子邮件形式发送前,应该使用杀毒软件进行再次杀毒,在以网页方式发布前,应安装信息过滤系统,防止出现网络攻击行为.另外,目前档案录入多以文件扫描为主,在这一环节可能遭遇人为的信息泄漏,在排除掉人为因素后,还要确保所扫描的文件与原文件保持一致,当发现原文件已经遭到恶意删改时应及时停止文件扫描.为了防止城建档案被非法窃取,确保档案的唯一性及公信力,档案信息的储存必须加密,同时也配以完善的存储及查阅制度,要坚决杜绝没有权限的人取得信息资料.要加强监督检查,对于档案录入及查阅的时间、地点、人员、方式等均要进行详尽的记录,以便当发生问题时可以及时找到问题根源,追究相关责任人的责任.

(四)城建档案信息公开的安全环境

设备安全是维持城建档案信息公开安全的基本要件,不论是以光盘、移动硬盘等作为存储媒介,都需要放置在设有门禁系统的专门机房内,同时要注意避免闲杂人等接触.一般情况下,档案管理部门的电脑机房是通过设置磁卡锁加 锁的方式来实现门禁功能,而且只有相关责任人才有权进入.其他人若要进入,必须取得批准后方可进行.这种以人为方式来控制档案存储场所安全的办法可有效提高安全性能,如果发现档案信息泄漏情形,可以大大提高追查泄漏源头的可行性,从而提高信息公开的安全性.

二、提高城建档案信息公开安全性的几点建议

一是明确档案开放原则.一般来说,应该坚持以公开为原则,以不公开为例外的档案开放原则,在条件允许的情况下,加大对档案资源的利用,从档案形成之日起就面向社会和公民开放.同时出于维护国家机密、商业秘密和个人隐私的考虑,应对档案公开与不公开做出严格决定,明确档案公开与不公开档案的程序、范围,增加法律规范的可操作性.加强与国家保密法、知识产权法的协调,在保护国家安全、社会重大利益和个人隐私权的同时,有效维护好公民的知情权,在两者之间有一个明确的界定标准.我国档案法采用档案公布权和利用权分离的立法模式,严重限制档案信息资源的利用范围,可借鉴国外档案利用权和公布权合一的立法模式,提高资源利用效率.

二是完善档案开放义务主体的法律责任以及开放利用纠纷的法律救济途径.对于档案开放义务主体的档案馆和机关单位的档案部门,要严格其依法立卷归档和按时向档案馆移交档案的法定义务和法律责任.同时要明确档案部门依法开放档案的法定职责以及违法行为的赔偿责任,完善责任追究制度.在明确档案开放安全性标准的同时,要强化档案部门在保护档案实体安全方面的义务和责任,而不能片面地把是否经过鉴定和系统整理作为档案开放的条件.针对档案立法缺乏有关档案开放利用纠纷的法律救济途径的问题,立法部门要制定有关档案是否公开的程序、申请人申请公开等程序,从而既保护公民的知情权,又保护国家机密、第三人的隐私权和知识产权.

城建档案对于记录信息数据,提供过往信息资料具有重要意义.档案安全是档案信息公开的先决条件,必须具备整体的档案信息安全,才能够保证档案信息公开的可行性,继而才能保证安全性.显然,通过电脑及网络进行档案城建档案信息公开的方式很难保证百分之百的安全,这主要是电脑及网络的特性使然,只要是上网的东西均易遭受来自网络上的“攻击”,当档案信息通过电脑连接到网络之上时,泄漏的风险随之即来.因此,对于一般性的城建档案信息,可以采取连接互联网的方式,而对于影响重大,机密程度较高的档案信息来说,如果条件允许,应采取避免连接互联网的方式,来减少被“网络泄密”的可能性.另外,必须强化档案信息安全人人有责的观念.可以说,单纯依靠某个人或少数人的力量来保证档案信息公开安全是不现实的,而是需要全体与档案工作相关人员的努力,这其中包括档案工作人员,也包括其他通过各种渠道接触到档案信息公开的人员.

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作者单位:江苏省南京市城市建设档案馆

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