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档案学校!中等职业学校档案信息化管理

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【摘 要】中等职业学校的快速发展对档案管理提出了新的目标和要求,加快信息化建设,提高工作效率,是档案管理科学化的目标.本文就中等职业学校档案管理的现状进行了分析,提出了实现档案管理信息化的举措,对加强中等职业学校档案管理提出了一些解决思路和办法.

【关键词】中等职业学校档案信息化管理

近年来,随着中等职业学校办学规模的不断扩大,在校生人数也在不断增加,教学资源紧缺制约着中等职业学校的发展.学校在学生管理、教学管理、行政管理等方面的难度不断加大,传统的管理模式已无法适应学校的可持续发展.中职学校的快速发展对档案管理也提出了新的目标和要求,随着学校信息化、数字化、网络化建设的不断推进,建立学校数字化的档案管理系统,加快信息化建设,提高工作效率,是档案管理科学化的目标和发展趋势.

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一、中职学校档案管理现状与时代发展不相适应

档案信息化是指档案管理模式从档案实体保管与利用向档案实体的数字化信息载体的转变,同时也是学校档案利用向师生及社会提供服务为重心的转变过程.在这个转变过程中,要实现档案信息的数字化和网络化,实现档案信息接收、传递、存储和利用的一体化.档案信息化要充分利用计算机的技术,如利用数据库、数据压缩、文字图像扫描等技术,将学校档案的纸质文件、音像文件等文件转化为电子档案信息库.

目前,中等职业学校的档案管理取得了长足的发展.由于中职学校办学规模不断扩大,档案的数量和种类日趋多样化,信息量也迅速膨胀,但传统档案管理手段与落后的技术以及人员的素质所导致的问题也越来越突出.在传统的档案管理中,档案工作都是手工整理、装订、抄写、编目等简单的手工劳动,这种人工的操作方式,导致了学校的档案得不到及时整理.中职学校在以往的管理中,虽然档案一般都能分类存放,但是,由于人工操作的随意性,档案存放无序的现象不可避免.伴随着信息化时代的到来,传统的档案管理方式已不适应社会的发展.目前,中等职业学校的档案随着历史的延续而增长,特别是进入信息时代,学校的各级管理者越来越认识到档案在学校各项活动中的重要性,更加注意其形成和积累,导致学校档案数量急剧增加,如果仍旧采用传统的管理方法,将难以适应学校档案管理的需要.一些中职学校,由于对档案的保管重视不够,学校部分历史档案在自然老化,带来了管理的难度,对档案的合理保管存在潜在的危险,不利于学校今后的建设和可持续发展.

二、中职学校档案管理信息化是时代发展的需要

在中等职业学校的发展历程中,档案是学校事业发展的基础,是学校重要的信息资源.特别是随着信息时代的到来,档案信息资源就显得十分重要.中职学校的档案信息资源具有不可替代的作用,加强学校档案管理的目的就是为社会公众开放提供有效的可利用的信息资源,为师生和社会提供档案材料,为学校的教学、科研、评估和行政管理等工作服务.加强学校的档案管理信息化,就是要充分利用档案的价值,实现档案信息资源共享,提高档案信息利用服务水平,发挥档案的社会效益.

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在社会发展变革的今天,世界新技术革命的浪潮冲击着社会各个领域,冲击着整个社会变革的各个方面,学校的档案管理也受到了信息化变革的影响.档案管理信息化已成为中等职业学校档案管理的必然趋势.计算机和网络技术的发展以及广泛的应用,给人们的生产、生活带来了划时代的变革,推动了人类社会进入了数字化时代,信息社会、数字学校等成为中等职业学校档案信息化管理发展的方向.

档案的开发利用在于向社会提供服务,中等职业学校档案的开发与利用是学校档案管理的目标.学校档案储存的信息资源,只有通过利用,达到学校档案资源社会共享,才能促使学校的档案管理与学校的各项管理有机地结合起来,才能体现档案的利用价值,才能充分发挥学校档案的利用价值.

三、加强中职学校档案信息化管理的措施

(一)加大学校档案信息化建设资金的投入

中等职业学校要根据本校的实际情况,制定学校档案信息化建设的标准,争取上级、学校财政的大力支持,拓宽资金来源渠道.在条件成熟的前提下,利用相关技术部门的支持,促使学校档案信息化工作顺利开展.结合学校的各类评估,促进学校档案工作跃上一个新的台阶.

(二)加强档案信息化建设

要完善中等职业学校档案信息化建设的硬件设备和软件投入.加强学校档案管理人员对数据库、数据处理和存储、文字处理及常用管理、档案信息管理软件的开发和利用.培训档案管理人员熟练掌握计算机技术,掌握数字设备,熟练运用计算机软件对档案进行收集、整理、存储、鉴定等.加强电子文档全过程的管理,由于电子文档的特性决定了其收集的方法和要求不同于纸质文档,为了保证文档的真实性,则应对原稿及其修改过程进行收集、整理并归档.对于归档的电子文档要与其相应的纸质文档建立相应的标识关系,便于查找、借阅和利用.

(三)规范档案信息化管理

中等职业学校要制定统一的上网目录标准.档案信息具有内容丰富、形式复杂的信息源特征.要保证档案管理的规范性,建立快捷的网上信息查询系统.要建立健全学校的档案管理制度,使学校的档案管理制度与档案的信息化管理相适应.根据中等职业学校的实际情况,建立一个规范的涵盖计算机管理的信息化档案管理系统.为确保规范管理,学校要建立信息系统安全管理制度、电子文档管理制度、库房管理制度、电子文档查阅审批制度等,特别是要建立和完善并做到严格执行的电子文档归档制度.

(四)加强人才队伍的建设

信息化的档案管理伴随着信息技术、现代科学技术和数字化的快速发展,这就对档案管理人员的从业素质提出了新的要求.中等职业学校的档案管理人员已不是传统意义的保管员.由于历史的原因,中等职业学校的档案管理人员大都是其他专业转行从事档案管理的,人员的学历结构、知识结构有待提高.为了加快学校信息化建设,尽快适应档案信息化建设的需要,对学校现有的档案从业人员进行培训,更新知识结构.特别是对他们进行档案信息分类、计算机知识的更新和提高、档案信息的组织和收集等技能进行培训,以适应时代的发展.要加强对档案专业人员的创新意识和研究能力的培养,培训档案管理人员的科研和创新能力.

档案信息化建设是中等职业学校信息化建设的一项重要组成部分,应纳入学校信息化建设的总体规划之中.中等职业学校档案信息化建设有着极其丰富的内涵,学校档案信息化建设是一项系统工程,涉及面广,难度大.学校要进一步解放思想,更新观念,与时俱进,不断开拓创新,积极探索适应学校档案管理信息化建设的新思路,全面提升学校档案管理的水平.

作者单位:广东省湛江卫生学校

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